11 آداب مذاکره مهم و کاربردی
آداب مذاکره شامل مجموعه‌ای از رفتارها و اصول است که به شما کمک می‌کند تا در مذاکرات به نتایج مطلوب و سودمند دست یابید. این آداب می‌توانند به تقویت روابط، افزایش اعتماد و احترام میان طرفین مذاکره و ایجاد توافقات پایدار منجر شوند که همگی از عوامل موثر در مذاکره موفق می باشد. در ادامه، مهم‌ترین آداب مذاکره را به همراه توضیحات جامع هر کدام ارائه می‌دهیم:
1. آمادگی کامل
آمادگی یکی از کلیدی‌ترین اصول و آداب مذاکره موفق است. این مرحله شامل جمع‌آوری اطلاعات مربوط به موضوع مذاکره، شناخت طرف مقابل، تعیین اهداف و استراتژی‌ها می‌شود.
چگونه آمادگی کامل داشته باشیم:
- تحقیق و جمع‌آوری اطلاعات: اطلاعات دقیقی در مورد موضوع مذاکره، نیازها و خواسته‌های طرف مقابل، شرایط بازار و هر عامل مرتبط دیگر جمع‌آوری کنید.
- تعیین اهداف: اهداف خود را به وضوح مشخص کنید. بدانید که حداقل و حداکثر خواسته‌های شما چیست.
- شناخت طرف مقابل: سعی کنید تا حد ممکن اطلاعاتی در مورد شخصیت، سبک مذاکره و اولویت‌های طرف مقابل به دست آورید.
- برنامه‌ریزی: یک برنامه‌ریزی دقیق برای مذاکره تهیه کنید و راهبردهای مختلف را در نظر بگیرید.
2. احترام و ادب
در آداب مذاکرات احترام و ادب، پایه و اساس ایجاد روابط مثبت و پایدار است. این رفتارها نشان‌دهنده حرفه‌ای‌گری و شخصیت بالای مذاکره‌کننده است.
چگونه احترام و ادب را رعایت کنیم:
- مودب بودن: همیشه با احترام و ادب صحبت کنید، حتی در شرایط استرس‌زا و پرتنش.
- قدردانی: از طرف مقابل برای وقت و توجه‌اش قدردانی کنید.
- اجتناب از انتقاد شخصی: از حملات شخصی و انتقادات تند خودداری کنید و به موضوع مذاکره بپردازید.
- همدلی: سعی کنید نگرانی‌ها و دیدگاه‌های طرف مقابل را درک کنید و به آنها احترام بگذارید.
3. مهارتهای ارتباطی:
- وضوح در صحبت: به طور واضح و مختصر صحبت کنید. از به کار بردن اصطلاحات تخصصی که طرف مقابل ممکن است متوجه نشود، خودداری کنید.
- استفاده از مثال: از مثال‌ها و داستان‌ها برای روشن‌تر شدن موضوعات استفاده کنید. این امر به طرف مقابل کمک می‌کند تا موضوع را بهتر درک کند و با شما همذات‌پنداری کند.
- گوش دادن فعال: به طور فعال به صحبت‌های طرف مقابل گوش دهید و در صورت نیاز سؤال کنید. نشان دهید که برای درک دیدگاه او تلاش می‌کنید.
4. همدلی:
- دیدگاه طرف مقابل: سعی کنید خود را جای طرف مقابل بگذارید و دیدگاه او را درک کنید. به نیازها و خواسته‌های او توجه کنید.
- منافع مشترک: به دنبال راه حلی باشید که برای هر دو طرف منافع داشته باشد. مذاکره را یک بازی برد-باخت نبینید، بلکه به دنبال یک توافق برد-برد باشید.
5. انعطاف‌پذیری
انعطاف‌پذیری در آداب مذاکرات به معنای توانایی تغییر و تطبیق راهبردها و مواضع بر اساس شرایط و نیازهای طرف مقابل است. این اصل به دستیابی به توافقات سودمند دوطرفه کمک می‌کند.
چگونه انعطاف‌پذیر باشیم:
- آماده بودن برای مصالحه: از قبل آماده باشید که در صورت لزوم برخی از خواسته‌های خود را تعدیل کنید.
- استفاده از راه‌حل‌های خلاقانه: به دنبال راه‌حل‌های جدید و خلاقانه‌ای باشید که منافع هر دو طرف را تامین کند.
- باز بودن برای بازخورد: به بازخوردهای طرف مقابل گوش دهید و در صورت نیاز راهبردهای خود را تغییر دهید.
- پیش‌بینی سناریوهای مختلف: چندین سناریو و نتیجه مختلف را پیش‌بینی کنید و برای هر کدام راه‌حلی داشته باشید.
6. صبوری:
- زمان: مذاکره ممکن است زمان‌بر باشد، بنابراین صبور باشید. عجله کردن و تصمیم‌گیری‌های سریع ممکن است به ضرر شما تمام شود.
- فشار: از طرف مقابل برای تصمیم‌گیری سریع فشار نیاورید. به او زمان کافی برای فکر کردن و بررسی پیشنهادات شما بدهید.
- پایداری: به دنبال راه حلی باشید که پایدار و بلندمدت باشد. از توافق‌های شتابزده و موقت که بعداً پشیمانی به همراه دارد، خودداری کنید.
7. اعتماد به نفس:
- ایمان به خود: به خود و توانایی‌های خود ایمان داشته باشید. به یاد داشته باشید که شما نیز نکات قوت و باارزشی برای ارائه دارید.
- قاطعیت: به طور قاطع صحبت کنید و از زبان بدن قوی استفاده کنید.
8. صداقت:
- راستگویی: همیشه با طرف مقابل صادق باشید. اطلاعات نادرست یا گمراه‌کننده ارائه ندهید.
- شفافیت: در مورد نیت و خواسته‌های خود شفاف باشید.
- تعهد: به تعهدات خود عمل کنید. به قول‌هایی که می‌دهید پایبند باشید و به آنها عمل کنید.
9. مثبت‌اندیشی:
- خوش‌بینی: به نتیجه مذاکره خوش‌بین باشید. با دیدی مثبت به مذاکره نزدیک شوید و به دنبال یافتن راه حل باشید.
- تمرکز بر فرصت‌ها: بر نقاط مشترک و فرصت‌های همکاری تمرکز کنید. به جای اینکه بر اختلافات تمرکز کنید، به دنبال یافتن زمینه‌های مشترک باشید.
- رویکرد سازنده: از یک رویکرد مثبت و سازنده استفاده کنید. به جای اینکه بر روی مشکلات تمرکز کنید، به دنبال یافتن راه‌حل‌ها باشید.
10. کنترل احساسات
در آداب مذاکرات کنترل احساسات به معنای حفظ آرامش و خونسردی در طول مذاکره و جلوگیری از بروز واکنش‌های احساسی شدید است. این مهارت به حفظ حرفه‌ای‌گری و تمرکز بر اهداف مذاکره کمک می‌کند.
چگونه کنترل احساسات داشته باشیم:
- آگاهی از احساسات خود: به احساسات خود آگاه باشید و تلاش کنید تا آنها را مدیریت کنید.
- تمرین تکنیک‌های آرامش‌بخشی: از تکنیک‌های آرامش‌بخش مانند تنفس عمیق و مدیتیشن استفاده کنید تا استرس را کاهش دهید.
- اجتناب از پاسخ‌های واکنشی: به جای واکنش فوری به تحریکات، کمی صبر کنید و پاسخ خود را با دقت بیشتری انتخاب کنید.
- درخواست وقفه: در صورت احساس فشار یا استرس زیاد، درخواست یک وقفه کوتاه کنید تا بتوانید به آرامش برسید و به مذاکره ادامه دهید.
11. تعهد به توافقات
تعهد به توافقات به معنای پایبندی به توافقاتی است که در طول مذاکره حاصل شده است. این اصل یکی دیگر از موارد مهم در آداب مذاکرات است که به حفظ اعتماد و احترام میان طرفین مذاکره کمک می‌کند.
چگونه به توافقات متعهد باشیم:
- مستندسازی توافقات: توافقات را به صورت مکتوب ثبت کنید تا هیچ ابهامی باقی نماند.
- پایبندی به تعهدات: به تعهدات خود عمل کنید و در صورت بروز مشکل، به طور شفاف آن را با طرف مقابل در میان بگذارید.
- پیگیری مستمر: به طور منظم پیگیر اجرای توافقات باشید و از پیشرفت کارها اطمینان حاصل کنید.
- ارتباط مستمر: ارتباط خود را با طرف مقابل حفظ کنید و در صورت نیاز به تغییرات یا تعدیلات در توافقات، با او مشورت کنید.
سخن پایانی
مذاکره یکی از مهارتهای کلیدی است که در تمامی جوانب زندگی شخصی و حرفه‌ای تاثیرگذار است. رعایت آداب مذاکرات می‌تواند به شکل چشمگیری کیفیت و اثربخشی این فرآیند را افزایش دهد. تسلط بر آداب مذاکره به افراد کمک می‌کند تا با اطمینان و مهارت بیشتر در تعاملات خود ظاهر شوند و به اهداف خود برسند، در حالی که همزمان به ارزش‌ها و نیازهای دیگران نیز احترام می‌گذارند.
به یاد داشته باشید که مذاکره یک مهارت است که با تمرین و تجربه می‌توان آن را ارتقا داد. با رعایت این آداب و اصول، می‌توانید شانس خود را برای موفقیت در مذاکره افزایش دهید و به توافق‌های مطلوب و پایدار دست پیدا کنید.