مراحل و فرآیند مذاکره قدرتمند در کسب و کار چیست؟ پیروز مذاکرات باشید

مراحل و فرآیند مذاکره چیست؟

هدف از مذاکره چیست؟ مذاکره به زبان ساده، فرآیندی پنج مرحله‌ای است که در ادامه این 5 مرحله فرآیند در مذاکره  را کامل شرح خواهیم داد:

1. آماده سازی، بررسی و پیشنهاد

هنگام شروع هر پروژه جدید، از جمله مذاکره، مهم است که ابتدا پایه و اساس را بنا کنید. مرحله آماده سازی شامل مجموعه ای از مراحل است که همگی به شما در ایجاد زیرساخت مذاکره کمک می کند. بدیهی است که در این مرحله مذاکره، آمادگی کلیدی است.

به این معنی که هیچ محدوده زمانی برای آماده سازی تکنیک های مذاکره شما وجود ندارد. بنابراین، شروع این مرحله اول در اسرع وقت بسیار مهم است. مرحله آماده سازی، بررسی و پیشنهاد شامل تحقیق در مورد اطلاعات مرتبط و همچنین تجزیه و تحلیل تمام داده های جمع آوری شده برای تعیین کاربرد آنها است. درک موضوع مورد نظر و همچنین تمام زوایای بالقوه درگیر در آن مهم است.

یکی از نکات مهم مراحل و فرآیند مذاکره این است که یک مذاکره کننده ماهر درک می کند که هدف نهایی مذاکره لزوماً اثبات درستی شما نیست؛ بلکه در مورد آگاه و دقیق بودن است. تحقیق در مرحله اولیه برای درک اینکه هنگام مذاکره در مورد مناقشه پیش رو چه اتفاقی خواهد افتاد، مهم است.

چه کسی در حال بحث است؟ اختلاف از کجا شروع شد؟ چرا این موضوع برای هر یک از طرفین مطرح است؟ این سؤالات، به همراه چندین سؤال دیگر، در طول این مرحله مهم هستند. با بررسی دقیق موضوع، برای درک ریشه های آن عمیق تر می شوید. پس از درک کامل موضوع، می توانید شروع به پیشنهاد راه حل هایی برای حل تعارض موجود کنید. اگر همه چیز خوب پیش برود، قادر خواهید بود راه حلی را پیشنهاد دهید که هر دو طرف آن را مفید بدانند.

2. تعریف قواعد و تبادل اطلاعات

در مرحله اول، شما حتی به طور رسمی با طرف مقابل ملاقات نکرده اید. تحقیقات خود را برای ساختن پرونده خود انجام داده اید و  هر چه می توانید در مورد مخالفت خود یاد گرفته اید. مرحله دوم، شما شروع به برقراری ارتباط با مخالفان خود خواهید کرد، اما قبل از شروع هر مذاکره رسمی، کارهایی باید انجام شود.

در مرحله 2، تمرکز اصلی شما بر تعیین شرایط مذاکره و همچنین تبادل اطلاعات برای بهبود شانس مذاکره موفق است. در این مرحله، شما همچنین بر کاوش طرف مقابل تمرکز خواهید کرد. این به شما فرصتی می دهد تا فرضیاتی را که در تحقیقات اولیه خود ایجاد کرده اید را آزمایش کنید.

این همچنین بهترین فرصت برای تلاش برای ایجاد یک رابطه مثبت در مذاکره است. حتی اگر با دیدگاه‌های کاملاً متفاوتی به سر میز مذاکره می‌آیید، احساس مشترک و تفاهم مفید است. با تلاش، می توانید درک بهتری از آنچه طرف مقابل می خواهد به دست آورد و راه‌حل‌های بالقوه ای که ممکن است به خوبی با اهداف شما همخوانی داشته باشد، ایجاد کنید.

ایجاد ارتباط و اعتماد در حین بحث در مورد قواعد مذاکره می تواند منجر به سطح جدیدی از راحتی شود. هنگامی که شما و مخالفانتان راحت هستید، عموماً تمایل بیشتری برای برقراری ارتباط صریح و ابراز آزادانه خود دارید. بنابراین، اهداف این مرحله ایجاد سطحی از اعتماد، ایجاد زمینه مشترک از صداقت و اعتبار و یافتن راهی برای ایجاد و تقویت روابط است.

در صورت امکان، مهم است که در این مرحله عجله نکنید. هیچ محدوده زمانی مشخصی برای تکمیل هر مرحله از مذاکره وجود ندارد. هر چه زمان بیشتری را برای ایجاد رابطه و یافتن زمینه مشترک سرمایه گذاری کنید، شانس بیشتری برای شنیده شدن و درک موضع خود در طول مذاکره خواهید داشت.

3. شفاف سازی

قبل از ورود به مذاکرات واقعی، اطمینان حاصل کنید که هر دو طرف در مورد فرآیند مذاکره در یک مسیر هستند. در مرحله دوم، شما وقت گذاشتید تا طرف مقابل را درک کنید. شما به موضوع آنها و همچنین آنچه امیدوارند از فرآیند مذاکره به دست آورند گوش دادید. شما همچنین موضع خود و آنچه را که امیدوارید به دست آورید را توضیح دادید. با هم، باید برخی از قواعد اساسی را برای اطمینان از احترام به همه دیدگاه های مرتبط و زمان تعیین کرده باشید.

در مرحله سوم، اساساً این فرآیند را نهایی می کنید. برای تأمل در مورد آنچه آموخته اید و یادداشت هر گونه شکاف یا ابهامی که ممکن است وجود داشته باشد، وقت بگذارید. مرحله سوم به شما فرصتی می دهد تا هرگونه توضیح ضروری را از مخالف خود در مورد خود موضوع، سایر طرفین ذینفع در مذاکرات، شواهد ارائه شده و حتی آنچه ممکن است نتیجه مورد توافق طرفین باشد، جستجو کنید.

4. چانه زنی و حل مسئله

مرحله چهارم جایی است که مذاکره واقعی آغاز می شود. شما برای تحقیق و درک کامل موضوع مورد نظر وقت گذاشته اید. با طرف مقابل برای درک نگرانی ها و نتایج مورد انتظار آنها ملاقات کرده اید. همچنین برای کسب هرگونه توضیح ضروری وقت گذاشته اید. اکنون زمان آن است که از راه حل پیشنهادی خود دفاع کنید و به پیشنهاد متقابل طرف مقابل گوش دهید.

در مرحله چانه زنی، مهم است که نه تنها به نشانه های کلامی طرف مقابل مذاکره خود، بلکه به نشانه های غیرکلامی، از جمله زبان بدن نیز توجه داشته باشید. این فرآیند می تواند ظریف باشد و در مذاکرات دشوار، گاهی اوقات مجبور می شوید یک قدم به عقب بروید تا زمانی که همه طرفین احساس راحتی کنند، به حل مسئله بپردازید.

در مرحله چانه زنی، هر طرف نگرانی ها و راه حل های درک شده خود را بیان می کند. این فرآیند کاملاً مبتنی بر بده و بستان است، بنابراین به خاطر داشته باشید که هدف نهایی دستیابی به توافق دوجانبه است.

5. نتیجه گیری و اجرا

چانه زنی ممکن است زمان بر باشد، اما در نهایت مذاکرات باید به پایان برسد. باید به راه حلی رسید که به طور ایده آل به هر دو طرف به نوعی سود برساند. در این مرحله، مهم است که اطمینان حاصل کنید که تمام عناصر ضروری برای برقراری رسمی توافقنامه وجود دارد.

بنابراین، شفافیت برای اطمینان از اینکه همه قبل از شروع اجرا در یک صفحه هستند، کلیدی است. این مرحله می تواند شامل امضای قراردادها یا اجرای قانونی هر گونه توافق دیگری در طول فرآیند مذاکره باشد. پیگیری بسیار مهم است، زیرا اطمینان حاصل می کنید که اجرا برای هر دو طرف نتایج مطلوب را به همراه دارد.

تکنیک بتنا (BATNA)

بتنا (BATNA) مخفف عبارت “Best Alternative To a Negotiated Agreement” است که به معنای “بهترین جایگزین برای توافق مذاکره شده” می‌باشد. این تکنیک قدرتمند در مذاکره به شما کمک می‌کند تا موقعیت خود را تقویت کرده و به توافقاتی مطلوب دست یابید. با شناخت دقیق بتنای خود، یعنی بهترین گزینه ای که در صورت عدم توافق با طرف مقابل دارید، می‌توانید با اطمینان بیشتری وارد مذاکره شوید و از پایین آمدن از خواسته‌های خود اجتناب کنید.

داشتن یک بتنای قوی به شما این امکان را می‌دهد که با اعتماد به نفس بیشتری مذاکره کنید، زیرا می‌دانید که در صورت لزوم می‌توانید به آن گزینه روی بیاورید. همچنین، تکنیک بتنا (BATNA) به شما کمک می‌کند تا حد پایین‌ترین پذیرش خود را مشخص کنید و از پیشنهادات نامعقول طرف مقابل اجتناب کنید. با تقویت بتنای خود، می‌توانید قدرت چانه‌زنی خود را افزایش داده و به توافقاتی دست یابید که منافع شما را به بهترین نحو تامین کند.

سخن پایانی

مذاکره یک هنر است. بنابراین، مطمئناً تسلط بر آن زمان می‌برد، حتی اگر بیشتر ما در بیشتر عمر خود در مذاکره شرکت کرده باشیم. با این حال، هنگامی که اصول را درک کردید، مذاکره هر بار طبیعی تر و طبیعی تر می شود. در واقع، یادگیری در مورد مراحل فرآیند مذاکره برای همه مفید است. همه ما در سطوحی با تعارض روبرو هستیم و دانستن اینکه چگونه آن تعارض را مدیریت کنیم، می‌تواند دنیای متفاوتی را برای دستیابی به یک راه حل سودمند ایجاد کند.

پنج مرحله مذاکره به منظور کمک به مذاکره‌کنندگان جدید و مذاکره‌کنندگان چیره‌دست است که مهارت‌های خود را برای اطمینان از بهترین شانس‌ها برای موفقیت تقویت کنند. هر مرحله مهم است و اگرچه هیچ بازه زمانی مشخصی برای تسلط بر این ابزارها وجود ندارد، اما بدون زمان و تمرین پیشرفت نخواهید کرد.